E-Fatura Nedir?

E-Fatura, işletmelerin sattıkları mal veya hizmet karşılığında düzenledikleri klasik faturaların dijital bir versiyonudur. Yasal olarak matbu (kağıt) faturalarla aynı geçerliliğe sahip olup, dijital ortamda hazırlanır, gönderilir ve alınır. E-Faturanın formatı ve standartları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenir ve Vergi Usul Kanunu çerçevesinde düzenlenir. E-Faturanın temel amacı, maliyet ve zaman tasarrufu sağlarken alıcı ile satıcı arasındaki güveni artırmaktır.

Kimler İçin E-Fatura Zorunludur?

E-Fatura, isteğe bağlı olarak her mükellef tarafından kullanılabilir. Ancak belirli cirosal eşiklerin üzerinde olan işletmeler için zorunlu hale getirilmiştir:

• 2018 yılı itibarıyla brüt satış hasılatı 10 milyon TL’yi aşan mükellefler,
• 2018 veya 2019 yılı hesap dönemlerinde brüt satış hasılatı 5 milyon TL’yi aşan mükellefler, e-Fatura kullanmak zorundadır.

E-Fatura Kullanmanın Avantajları

E-Fatura, dijital ortamda düzenlendiği için birçok avantaj sağlar:

• Maliyetleri Azaltır: Kağıt, mürekkep, postalama, arşivleme ve mutabakat maliyetlerini düşürür.
• Hızlı Faturalama ve Kolay Erişim: Faturalar dijital ortamda arşivlendiği için daha hızlı düzenlenebilir ve ihtiyaç duyulduğunda kolayca erişilebilir.
• Kayıp ve Hata Riskini Azaltır: Faturalar kaybolmaz ve insani hata oranı düşer.
• Çevre Dostudur: Kağıt kullanımını azalttığı için çevreye duyarlıdır.
• Muhasebe Entegrasyonu: Muhasebe sistemine kolayca entegre edilebilir.

E-Faturaya Geçiş Öncesi Bilinmesi Gerekenler

E-Fatura sistemine geçmeden önce şirketlerin dijital altyapılarının yeterliliği gözden geçirilmelidir. Ayrıca, mali mühür gibi yasal gereksinimler hakkında bilgi sahibi olunmalıdır. E-Fatura’ya geçen mükellefler, aynı zamanda e-Defter ve e-Arşiv fatura sistemlerine de geçmek zorundadır.

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Fatura sistemine geçmek için önce mali mühür alınmalıdır. Mali mühür ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın portalına başvuru yapılır. Başvuru onaylandıktan sonra işletme, elektronik fatura kesmeye başlayabilir.

E-Fatura Kesme Yöntemleri

E-Fatura kesmek için birkaç farklı yöntem mevcuttur:

1. GİB Portalı Üzerinden: Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sağladığı portal üzerinden ücretsiz fatura oluşturulabilir. Ancak bu yöntemde faturalar yalnızca 6 ay saklanır.
2. Özel Entegratör Üzerinden: GİB tarafından yetkilendirilmiş özel entegratörler , örneğin elogo , dia gibi uygulamalar aracılığıyla fatura düzenlenebilir. Bu yöntem, yüksek işlem hacmine sahip işletmeler için uygundur.
3. Doğrudan Entegrasyon: Muhasebe sisteminizi GİB ile doğrudan entegre edebilirsiniz. Bu yöntem, fatura yoğunluğu fazla olan işletmelere daha fazla pratiklik sunar.

E-Fatura ile E-Arşiv Arasındaki Farklar

E-Fatura ile e-Arşiv arasında bazı temel farklılıklar bulunur:

• Kapsam: E-Fatura, yalnızca sistemdeki kullanıcılar arasında gönderilirken; e-Arşiv, sisteme kayıtlı olmayan kullanıcılara da gönderilebilir.
• Gönderim Şekli: E-Fatura yalnızca dijital ortamda gönderilirken, e-Arşiv dijital ya da kağıt olarak iletilebilir.
• Format: E-Fatura belirli bir formatta (UBL-TR) düzenlenirken, e-Arşivde böyle bir zorunluluk yoktur.

E-Fatura İptal ve İade Süreçleri

E-Faturada iptal veya iade süreçleri, matbu faturalara benzer şekilde yürütülür. Ticari faturalarda 7 gün içinde iptal mümkündür, alıcı tarafından reddedilen faturalar yeniden düzenlenebilir. 7 günlük süre aşıldığında ise iade faturası kesilerek mahsuplaşma yapılır. Bireysel müşterilerin ise 30 günlük iade hakkı vardır. Sizde bu sistemler ve kurulumları konusunda danışmanlık almak için bizlerle irtibata geçebilirsiniz.